工作中，如果你是領導的助理、文秘，或是單位制作PPT的達人，那么不可避免，領導會因工作的需要，要你幫他完成相關工作報告的PPT。與給自己做PPT不同的是，給領導做PPT可能是一件讓人無比頭疼的事，他們口才極佳，但決不可能不介意PPT的模樣。一份美觀、穩(wěn)重、嚴謹?shù)腜PT對他們意味著什么其他人未必能深刻體會，但我們一定能體會做出這么一個PPT對自己意味著什么。
問題是：如何才能輕松愜意地做出這么一份PPT？
1、配色方案
花花綠綠的PPT絕對是他們無比憎恨的類型，但你也不要義無反顧的使用過分簡單的單色。一般說來，藍色嚴謹，灰色優(yōu)雅，而將顏色加深后氣質(zhì)會更穩(wěn)重一些，因此，不妨以深藍色為主色，灰色為輔色構(gòu)筑配色方案。
2、字體選擇
宋體無疑是一種保險的字體，嚴謹、中庸，但筆畫太細，字重不足，字號過小時，投影后較細的橫筆不清影響可讀性，用于標題又缺乏力度，用之不妥。而粗宋保留了宋體嚴謹?shù)膰乐敚哟值墓P畫又讓文字更飽滿，還有點威嚴，因此用于標題是很合適的。但粗宋用于小字時，字重過大導致文字看起來太密實，造成視覺擁擠，而使用微軟雅黑這類字重一般，字形優(yōu)雅的字體作為正文使用更為合適。對于非常重要的數(shù)據(jù)，可以采用字重大、緊湊有力的Impact。
為了使頁面更加自然美觀，通常可為文字添加陰影。在PowerPoint中，陰影可分為兩類，一類是深色陰影，一類是淺色陰影。深色陰影的文字看起來像是“浮”在頁面上，而淺色陰影的文字看起來則像是從頁面“壓”下去的而與頁面融為一體。但PowerPoint2003并不支持陰影變色，因此在交付PPT之前應當將白色陰影的文字Ctrl+Alt+V選擇粘貼為PNG圖片。
3、版式設計
雖然他們口才很好，但我們交付PPT的時候，他們可能已經(jīng)沒有剩下多少熟悉PPT的時間。這時候，盡量保留文字是明智之舉。但保留文字也意味著我們不太可能將文字圖表化（而且這樣制作會很費事），因此需要利用新穎的版式彌補大量文字的不足，但過于創(chuàng)新、新穎的版式又與穩(wěn)重的風格要求背道而馳，而采用如下縱向貫通的版式是比較合理的選擇。
既然圖表的使用受到限制、頁面的版式也已經(jīng)固定，因此有意識地使用沒有背景顏色而可與頁面自然融合的PNG圖標，以保持頁面較高的圖版率、增強視覺效果。在本PPT的制作過程中，耗時最長的工作就是搜索合適的PNG圖標。
為找到適合主題的圖標，除了使用專用的搜索引擎，還應當以主題為中心廣泛聯(lián)想關鍵詞。 例如對“博士研究生”，可以聯(lián)想study，student，doctor，PhD，但考慮到最能代表博士生的博士帽，博士帽又只有在畢業(yè)的時候才會戴的，因此最后通過“graduated”（畢業(yè)）這個詞搜索到了這個戴有博士帽的學生圖標。同樣的，對于“資金”主題，首先聯(lián)想到“數(shù)字”，最后使用了“calculator”（計算器）這個關鍵詞，對于“專利”主題，聯(lián)想到了“審批”，最后使用了“paper and pen”（紙和筆）這個關鍵詞。為了與主題吻合，圖標應盡量選擇為灰、藍、黑的基調(diào)。
對于圖標搜索引擎，使用IconFinder和Google就足夠了。
4、動畫設計
不要在頁面中設置過多觸發(fā)，如果不是特別熟悉PPT，過多觸發(fā)會讓人手忙腳亂。除非自有把握，否則不要為動畫添加任何音效。考慮PPT的觀眾群體，對頁面的切換方式也應當有足夠的警惕。在非常正式的場合，不添加切換動畫總不至于犯錯。
5、尾頁
尾頁簡單的寫上“謝謝”就好。現(xiàn)在越來越多的PPT尾頁都會看到“感謝聆聽”的字樣，制作者可能覺得這四個字比單純的“謝謝”新穎一些。但據(jù)百度百科，“聆聽”是指“集中精力認真地聽。指虔誠而認真地聽取，帶有尊敬的色彩，因此一般表示下級聽取上級的意見、報告等。”現(xiàn)在，什么情況下可以使用這四個字聰明的你應該懂的。最后，本頁中“謝謝”兩個字使用了比較大氣的葉根友行書簡體。